Verfahrensangaben

Die GIZ führt in etwa 90 Ländern Afrikas, Asiens, Lateinamerikas sowie Europas Beratungsprojekte durch. Diese Vorhaben werden von der Zentrale in Eschborn und Bonn sowie von den ca. 80 Außenbüros in den Partnerländern und in Deutschland administrativ und fachlich betreut. Die GIZ setzt in erster Linie öffentliche Finanzmittel ein. Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ).
Darüber hinaus ist die GIZ auch für andere, überwiegend internationale Auftraggeber tätig. Um diese Aufträge zu erhalten, stellt sich die GIZ dem internationalen Wettbewerb und beteiligt sich mit einer separaten, voll steuerpflichtigen Einheit, "International Services", an entsprechenden Ausschreibungen.

Die im GIZ-internen Regelwerk "Prozesse und Regeln" (PuR) festgehaltenen Verfahrensabläufe, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB), die Grundsätze integren Verhaltens der GIZ, rechtliche Rahmenbedingungen (Rahmenabkommen, Generalvertrag) sowie vertragsrechtliche Vereinbarungen mit unseren Auftraggebern sind die unternehmensweit verbindlichen Vorgaben für alle Geschäftsprozesse.

Die Stabsstelle Revision überprüft die Einhaltung dieser Vorgaben.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Durchführung von Untersuchungen von Betrugsverdachtsfällen (Sonderprüfungen/Fraud-Investigations) und Prozessprüfungen zur Abdeckung von Kapazitätsspitzen bzw. zur Nutzung externen Know-hows.

Diese Prüfungen sind in Übereinstimmung mit den einschlägigen internationalen Prüfungsstandards durchzuführen. Auf Wunsch der Auftraggeberin (AG) sind Prüfungen auch mit gemischten Prüfungsteams bestehend aus Mitarbeiter*innen der Stabsstelle Revision und der auftragnehmenden Partei (AN) durchzuführen (sog. "Joint Audits"). Dabei wird ein Transfer von Fach- und Methodenwissen /-kompetenz von der AN zur AG angestrebt.

Prüfungen können Reisen vor Ort erfordern, auch in fragile Staaten und in Schwellen- und Krisenländer (z.Bsp. Afghanistan, Irak, Kolumbien, usw.). Reisen in fragile Staaten und in Krisenländer werden vom AN dann erwartet, wenn die GIZ auch aus Deutschland entsandte Mitarbeiter*innen vor Ort hat. Wenn die GIZ dieses Personal aus Sicherheitsgründen abzieht, wird von dem AN keine "vor Ort Prüfung" erwartet.

Der Prüfauftrag bezieht sich auf die Durchführung folgender Prüfungen:

Untersuchungen von Betrugsverdachtsfällen (Sonderprüfungen/Fraud-Investigations)

Im Falle der Aufdeckung von Verdachtsfällen von Mittelfehlverwendungen (z.B. durch Betrug, Manipulationen in Zahlungs- oder Vergabeprozessen) ist die Stabsstelle Revision mandatiert, eigenständig Prüfungsleistungen zur Sachverhaltsaufklärung durchzuführen. Bei Fällen, bei denen Kernprozesse des Unternehmens betroffen sind und die auf signifikante strukturelle Compliance-Verdachtsmomente mit erheblichem Reputationsrisiko (z.B. bei kollusiven Handeln von GIZ-Mitarbeitenden, hohem Schadenspotential) hindeuten, kann die Stabsstelle Revision durch den Vorstand mit der Durchführung von Sonderprüfungen beauftragt werden.
Primäres Ergebnis der Untersuchungen von Betrugsverdachtsfällen soll eine Sachverhaltsaufklärung der Vorkommnisse (Verifizierung bzw. Falsifizierung der Hinweise) sein. Diese soll dazu dienen, die Abrechenbarkeit der Kosten und die potenzielle Schadenshöhe zu bestimmen sowie schwere Regelverstöße, insbesondere (kaufmännische) Sorgfaltspflichtverletzungen und/oder absichtliches Handeln von Mitarbeitenden der GIZ zum Nachteil der GIZ, zu identifizieren und zu dokumentieren. Die Bestimmung des Schadens und die Zuordnung der Verstöße zu Individuen oder Gruppen soll mit dem Ziel erfolgen, der GIZ auf Basis dieser Erkenntnisse die weitere Nachverfolgung und Einleitung von (rechtlichen) Maßnahmen zu ermöglichen.
Zur Sachverhaltsaufklärung der Vorkommnisse können forensische Untersuchungen, IT-gestützte Dokumentenanalysen, Interviews sowie fallbezogene Hintergrundrecherchen je nach spezifischem Sachverhalt zum Einsatz kommen.
Als Ergebnis der Untersuchung sollen ferner Handlungsempfehlungen zur Verbesserung von Kontrollen und Prozessen gegeben werden, insbesondere im Hinblick auf eine wirksame Fraud-Prävention.

Die Untersuchungen von Betrugsverdachtsfällen beziehen sich in der Regel auf die relevanten Geschäftsprozesse in der Außenstruktur der GIZ (insbesondere Zahlungs- und Vergabeprozesse).

Prozessprüfungen

In der Stabsstelle Revision werden routinemäßig Prüfungen von Unterstützungs-, Kontroll- und Veränderungsprozessen durchgeführt. Insbesondere sollen ausgewählte Prozesse in der funktionalen Aufstellung der GIZ auf Wirksamkeit und Effizienz hinsichtlich des IKS analysiert werden. Die Prozessprüfungen finden vorrangig im Inland statt.
Die Beauftragung kann folgende der unten genannten Prozesse beinhalten:
- Regelprozesse (z.B. Personal, Finanzen, Verträge und Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen, Finanzierungen (Zuschüsse), Gebäudeverwaltung/Liegenschaften).
- Kontrollprozesse (insbesondere Compliance, IKS, Datenschutz und Risikomanagement).

Die jeweiligen Prüfungen werden durch Mitarbeiter*innen der Stabsstelle Revision begleitet und ein dementsprechender Wissenstransfer von Fach- und Methodenwissen von der AN zur AG wird erwartet.

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder -aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung.

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Die Kommunikation in diesem Verfahren findet ausschließlich über das Kommunikationstool im Projektbereich des Vergabeportals statt.