Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Durchführung von steuerlichen Beratungen im Zusammenhang mit der Entsendung von Mitarbeitenden in das europäische Ausland und die USA.
Die Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein international tätiges Bundesunternehmen und entsendet Mitarbeitende in ca. 130 Länder weltweit. Die GIZ wird in diesem Zusammenhang steuerlich als inländische öffentliche Kasse angesehen. Bei Entsendungen in das europäische Ausland und den USA kommen keine Abkommen zur Technischen Zusammenarbeit zum Tragen. Die Mitarbeitenden werden im jeweiligen Einsatzland steuerpflichtig. Die Mitarbeitenden und die GIZ als Arbeitgeberin benötigen Unterstützung bei der Abwicklung der steuerlichen Verpflichtungen im Einsatzland (z.B. Durchführung des Lohnsteuerabzuges, ggf. auch Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen, Erstellung der persönlichen Einkommensteuererklärungen, Einreichen von notwendigen Anträgen und Formularen).
Seit dem 1.1.2024 hat die GIZ die Nettolohnvereinbarung für die Auslandsmitarbeitenden umgesetzt. Die anfallenden Einkommensteuern im Einsatzland auf das GIZ-Gehalt werden von der GIZ übernommen und die Mitarbeitenden zahlen monatlich eine Hypotax, die sich an der deutschen Lohnsteuer orientiert. Für die in diesen Ländern eingesetzten Mitarbeitenden sind die in der Leistungsschreibung angegeben Leistungen zu erbringen, soweit diese entsprechend den gesetzlichen Regelungen des jeweiligen Landes erforderlich sind.

Es soll ein Rahmenvertrag über folgende Leistungen abgeschlossen werden:

a) Die Mitarbeitenden sind umfassend über die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen zu den Einkünften aus Gehalt im Einsatzland zu informieren sowie über Fristen zur Abgabe von Steuererklärungen oder anderen Anträgen. Auf mögliche Vergünstigungen, wie z.B. Expatriate Regelungen ist ebenfalls hinzuweisen.
b) Für die meisten Beschäftigten sind Steuererklärungen in den Einsatzländern zu erstellen. Die Datenbereitstellung für beide Seiten hat elektronisch zu erfolgen, soweit nicht anders bestimmt / erforderlich.
Das von der Auftragnehmerin (AN) zur Verfügung gestellte Online-Portal zur Erfassung der Daten muss selbsterklärend sein und einfache Zugangsmöglichkeiten haben. Die GIZ stellt der AN eine Liste mit den autorisierten Steuererklärungen zur Verfügung. Die AN hat darauf zu achten, dass die gesetzlichen Fristen zur Abgabe der Steuererklärungen eingehalten werden. Die Leistung beinhaltet auch die ggf. notwendige Prüfung von Einkommensteuerbescheiden und die Information der Mitarbeitenden und der GIZ über die zu zahlenden Beträge.
c) In einigen Ländern gibt es verschiedene Vergünstigungen für Expatriates, die zu einer niedrigeren Steuerbelastung führen (z.B. Belgien). Die AN prüft die Voraussetzungen für etwaige Vergünstigungen, berät die Mitarbeitenden und die GIZ und erstellt entsprechende Anträge.
d) Die AN hat Aufteilungsberechnungen durchzuführen, wenn die Mitarbeitenden im Einsatzland neben den Gehaltseinkünften weitere Einkünfte versteuern müssen. Es ist die Steuerschuld aufzuteilen in den Anteil, für den die GIZ und die Mitarbeitenden verantwortlich sind.
e) Die AN leistet Unterstützung bei der Berechnung, Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, unter anderem in folgenden Einzelbereichen:
- die Anmeldung der GIZ als Arbeitgeberin im Einsatzland (einmalig)
- die Durchführung der Gehaltsabrechnungen inklusive Abgabe der notwendigen Lohnsteuererklärungen pro Mitarbeitenden
- die Durchführung der notwendigen Jahresendarbeiten
- die Steuerberechnung zu Beginn/Ende oder während des Jahres
Die Koordination des Lohnsteuereinbehaltes im Einsatzland mit der Gehaltsauszahlung in Deutschland ist eine besondere Herausforderung. Dabei ist sicherzustellen, dass die korrekten Lohnsteuerbeträge der GIZ in Deutschland gemeldet werden, damit die Abgabetermine in den Einsatzländern und die Auszahlungstermine in Deutschland eingehalten werden können.

Die unter e) aufgeführten Leistungen sind für die Einsatzländer Belgien, Polen und Luxemburg optional. Die GIZ wird diese Leistungen nur dann abrufen, wenn die AN nach dem belgischen Recht dazu befugt ist bzw. wenn sie diese Leistungen nach belgischem Recht erbringen darf. In Luxemburg und Polen ist nach aktuellem Recht keine Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Die Leistungen sind nur zu erbringen, wenn sich das luxemburgische oder polnische Recht ändern sollte und einen Einbehalt von Lohnsteuer erforderlich macht.

f) Koordination der Leistungen in den Einsatzländern durch die AN in Deutschland:
Die einzelnen Leistungen werden von der AN durch Expert*innen in den Einsatzländern erbracht. Es sind jedoch Ansprechpartner*innen in Deutschland für die Auftragsausführung einzusetzen, der/die alle Leistungen in den derzeitigen und ggf. zukünftigen Einsatzländern koordinieren.
Die gesamte Korrespondenz der GIZ hat ausschließlich mit diesen Ansprechpartner*innen in Deutschland und in deutscher Sprache zu erfolgen.
Ein Großteil der Mitarbeitenden besitzt die deutsche Staatsbürgerschaft, die Kommunikationssprache ist dann Deutsch. Die GIZ beschäftigt auch Staatsbürger*innen anderer Staaten, von denen einige die deutsche Sprache nicht beherrschen. Die Kommunikationssprache muss dann Englisch sein.

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Die Kommunikation in diesem Verfahren findet ausschließlich über das Kommunikationstool im Projektbereich des Vergabeportals statt.

Die GIZ fordert im gesetzlich vorgesehenen Rahmen den Bewerber oder Bieter auf, Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.

Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen. Mit Einreichung des Angebotes erklärt der Bieter verbindlich, dass kein Interessenskonflikt und keine berufsständischen oder sonstigen regulatorischen Hinderungsgründe bestehen und die Leistungen wie angeboten uneingeschränkt erbracht werden können.