Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich des GIZ-Vergabemarktplatz statt.
Zur Erstellung des Angebots bzw. Teilnahmeantrags sind die von der GIZ in elektronischer Form zur Verfügung gestellten ausfüllbaren Vorlagen (Word, Excel) zwingend zu verwenden.
Dem Verhandlungsverfahren ist ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, in dem die Eignung der Bewerber auf Grundlage
Ihres Teilnahmeantrages mit den eingereichten Referenzen festgestellt wird. Mit dem Teilnahmeantrag ist kein Angebot abzugeben. Angebote, die mit dem Teilnahmeantrag abgegeben werden, bleiben unberücksichtigt.
Aus allen Unternehmen, die einen Teilnahmeantrag fristgerecht abgegeben haben, ermittelt die GIZ anhand der in der Auftragsbekanntmachung, beziehungsweise den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb veröffentlichten Eignungskriterien und bewerteten Referenzprojekten mindestens drei geeignete Bewerber-Unternehmen, die gesondert zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden. Angestrebt ist, bis zu fünf Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden geeigneten Bewerber-Unternehmen erfolgt anhand der Qualität der eingereichten wertungsrelevanten Erklärungen, Nachweise und der eingereichten Referenzprojekte (siehe Anlage 2 zu Dokument T02_GIZ_BPM_Teilnahmeantrag_mit_Eigenerklärung).
Die Auftraggeberin behält sich gemäß § 17 Absatz 11 VgV vor, bei Durchführung eines Verhandlungsverfahrens den Zuschlag auf das erste Angebot des Bieters zu erteilen, auch ohne zuvor verhandelt zu haben.
Sofern Verhandlungen durchgeführt werden, behält sich die Vergabestelle vor, nach Auswertung der frist- und formgerecht eingegangenen ersten Angebote die drei bestplatzierten Bieter auszuwählen, die sie zur Verhandlung einlädt. Die Auswahl erfolgt durch Auswertung der Erstangebote. Dabei fließen die Angaben des Bieters gemäß B03_GIZ-BPM_ Zuschlagskriterienkatalog, nach den in diesem Dokument entsprechend aufgeführten Gewichtungen, mit ein. Die Auswahl der drei bestplatzierten Bieter erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode, gemäß der Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018) des Bundesministeriums des Innern und der demnach erreichten Reihenfolge der Wertungskennzahl.
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten endgültigen Angebot (Best-and-Final-Offer = BaFO). Das wirtschaftlichste endgültige Angebot wird nach der so genannten erweiterten Richtwertmethode mit einem Schwankungsbereich von 15% gemäß der Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018) des Bundesministeriums des Innern gebildet. Unter den Angeboten, bei denen das Leistungs-Preis-Verhältnis Z nicht mehr als 15 % vom führenden Angebot abweicht, entscheidet allein die Gesamtzahl der erreichten Leistungspunkte (L).
Aus der Rahmenvereinbarung kann insgesamt (einschließlich festgelegter Verlängerungsoptionen) höchstens ein Auftragsvolumen von 3.703.000,00 EUR (netto) abgerufen werden (Höchstwert). Die Rahmenvereinbarung endet automatisch mit Ablauf der maximalen Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sie endet darüber hinaus vorzeitig, sobald der festgelegte Höchstwert der Rahmenvereinbarung erreicht ist.