Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das ERP-System umfasst die Standardkomponenten Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen (Bilanz und Jahresabschluss) sowie Beschaffung, aber auch das von der GIZ eigenentwickelte Projektbearbeitungssystem PBS zur Unterstützung des GIZ-Kernprozesses Auftragsmanagement (Portfolio- und Projektmanagement). Das jetzige System wird vom Hersteller SAP nur noch eine begrenzte Zeit unterstützt und gewartet; danach werden von SAP für das jetzige System keine gesetzlich notwendigen Updates sowie Sicherheits-Updates mehr bereitgestellt. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System SAP ECC V6.0 auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis - zwischen den beiden Systemen liegen mehr als 10 Jahre - gebracht. Dieses ermöglicht der GIZ im Rahmen der Umstellung einen Neuaufbau der Prozess- und IT-Landschaft mit dem Ziel, durchgängige und weitestgehend systembruchfreie Geschäftsprozesse zu implementieren. Mit der Umstellung des SAP ERP-Systems auf S/4HANA verfolgt die GIZ im Rahmen der Unternehmensstrategie zudem das Ziel, wesentliche Geschäftsprozesse zu optimieren, zu standardisieren und zu digitalisieren. Integrierte Systemlösungen, die für eine reibungslose Kommunikation, einen durchgängigen Informationsfluss und eine einheitliche Datenhaltung bei den Geschäftsprozessen sorgen, werden abgebildet und für alle Beschäftigtengruppen gemäß ihrer zugeordneten Rolle und Funktion nutzbar gemacht.
Das System soll weltweit genutzt werden: sowohl in der Zentrale (Deutschland) als auch in der sog. "Außenstruktur", also in den Ländern, in denen die GIZ tätig ist und regionale Büros und Projektstandorte betreibt.
Die Implementierungsstrategie basiert auf einem Greenfieldansatz; d.h. die ERP-gestützten Prozesse werden neu implementiert und dabei wird auf eine bestmögliche Abdeckung mittels branchenüblicher Standard-Geschäftsprozesse geachtet.
Dazu wurde in 2020 das Projekt LSS (Large Scale Solution) S4GIZ gestartet.
Die LSS S4GIZ wird dabei nach dem Implementierungsansatz "SAP Activate" umgesetzt. Mit diesem Implementierungsansatz werden die Ergebnisbausteine für das S/4HANA System strikt nach aufeinander aufbauenden Phasen generiert. Aktuell steht S4GIZ kurz vor Abschluss der DEPLOY-Phase und damit auch kurz vor dem technischen Go-Live der S/4HANA Systeme.
Im Rahmen des oben beschriebenen Projekts LSS S4GIZ wird ein Vergabeverfahren für die Erbringung von Dienstleistungen zur Beratung und Unterstützung der GIZ durchgeführt. Die Vergabe erfolgt zeitversetzt in 3 Losen; die Vergaben von Los 1 und Los 3 sind bereits erfolgt, aktuell erfolgt die Vergabe für Los 2. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden das Los 1 und das Los 2 an verschiedene Auftragnehmer vergeben (geplanter Umfang für Los 2 sind 550 Fachkrafttage), um eine von der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4 HANA unabhängige Beratung und Unterstützung des Testmanagements und der Qualitätssicherung sicherzustellen. Näheres regeln die Bewerbungsbedingungen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.
Die Vergabe der Leistungen erfolgt in Form einer Rahmenvereinbarung. Die genaue Ausgestaltung der Leistungsinhalte erfolgt mit den jeweiligen Einzelabrufen. Näheres regeln die Vertragsunterlagen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind. Sämtliche zur Implementierung des S/4HANA-Systems notwendigen Lizenzen sind nicht Teil dieses Vergabeverfahrens und werden durch den Auftraggeber gestellt.
Leistungen für Los 2: Beratung und Unterstützung beim Testmanagement und Project Information Security Management, hierzu wird insbesondere bei den folgenden Aufgabenbereichen Beratung und Unterstützung notwendig werden:
Testmanagement:
-Strategische und organisatorische Aufgaben
-Testdesign und Testdurchführung
-Tool- und Prozessunterstützung
-Fehlermanagement
-Kommunikation & Training
Project Information Security Management
Schätz- und Höchstmenge des Rahmenvertrages für Los 2 betragen 550 Fachkrafttage, zuzüglich und einer Anzahl an Inlandsreisen in Höhe von 100 nach Eschborn und 20 nach Bonn.